VEDTÆGTER FOR HJARBÆK FJORD GOLF KLUB
§ 1 – Navn og hjemsted
Klubbens navn er Hjarbæk Fjord Golf Klub. Klubben er stiftet den 3. juni 1991, og golfanlægget er åbnet den 8.
august 1992.
Golfklubben har hjemsted på golfanlægget beliggende i Lynderup i Viborg Kommune.
Golfklubben skal være medlem af Dansk Golf Union under Danmarks Idræts-Forbund og er underlagt disses
love og bestemmelser.
§ 2 – Formål
Det er klubbens formål at skabe gode muligheder for, at medlemmerne kan dyrke golf og med udgangspunkt
i fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til golfsporten og samfundet generelt, samt
få medlemmer til at deltage aktivt i klubben og det lokale samfund.
Klubben skal i henhold til lejeaftale med ejeren af Hjarbæk Fjord Golf Center, der giver klubben brugsret til
golfanlægget, drive en golfbane og organisere de dertil hørende idrætslige aktiviteter, således at klubbens
medlemmer kan udøve golfspillet under de bedst mulige forhold.
§ 3 – Medlemskab
Som medlem kan optages enhver, der er fyldt 5 år.
Såvel aktive som passive medlemmer optages. Kun aktive medlemmer har ret til at spille på golfbanen. Kun
fysiske personer kan optages som medlem.
Klubben kan optage nye medlemmer i forskellige medlemskategorier, herunder fuldt – flex – prøve- eller
longdistance – medlemskab for spillere, der er medlemmer af en anden klub under DGU eller tilsvarende
udenlandsk union. Medlemskategorierne fastsættes af bestyrelsen.
Medlemmerne er forpligtet til at overholde golfklubbens vedtægter og leve op til klubbens formålsbestemmelse.
Klubbens bestyrelse kan udnævne æresmedlemmer.
§ 4 – Indmeldelse
Indmeldelse sker skriftligt til klubben.
For medlemmer under 18 år skal indmeldelse underskrives af forældre eller værge.
§ 5 – Udmeldelse
Medlemskab af klubben er bindende for det kalenderår, hvori optagelse er sket. Udmeldelse af klubben eller
overgang til anden medlemskategori skal meddeles skriftligt til bestyrelsen med en måneds varsel til en 1.
januar. Bestyrelsen kan dog i særlige tilfælde gøre undtagelse herfra.
§ 6 – Kontingent
Kontingent forelægges for generalforsamlingen i forbindelse med fremlæggelse af budget for det kommende år –
efter bestyrelsens indstilling.
Kontingenter opkræves ved bestyrelsens foranstaltning. Bestyrelsen fastsætter indbetalingsterminer og
opkrævningsformer.
Medlemmerne hæfter ikke for klubbens forpligtelser, men alene for pligten til at betale kontingent.
§ 7 – Restance
Kontingentrestance ud over 3 måneder fra forfaldsdatoen medfører eksklusion, medmindre bestyrelsen finder
rimeligt grundlag til at dispensere herfra.
Genoptagelse af medlemskab kan først ske, når hele restancen inkl. påløbne omkostninger er betalt af den
ekskluderede.
Ved første og efterfølgende rykkerskrivelse tillægges gebyrer efter klubbens retningslinjer.
Bestyrelsen vil kunne beslutte at lukke for adgangen i Golfbox, hvis et medlem ikke reagere ved første
rykkerskrivelse. En sådan beslutning træffes på baggrund af hver enkelt sag.
§ 8 – Ordinær generalforsamling
Klubbens øverste myndighed er generalforsamlingen.
Ordinær generalforsamling afholdes i Viborg Kommune hvert år inden udgangen af marts måned. Hvis
bestyrelsen skønner det hensigtsmæssigt, vil en generalforsamling kunne afholdes elektronisk. Dette i tilfælde af
force majour.
Indkaldelse skal ske ved elektronisk kommunikation eller skriftligt med mindst 14 dages varsel med angivelse af
dagsorden, indkomne forslag fra bestyrelsen og medlemmerne samt opstillet regnskab. Regnskabet kan
efterfølgende sendes separat, dog således, at det er fremme senest 7 dage før afholdelse af
generalforsamlingen.
Forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være indsendt til bestyrelsen senest
15. januar.
Alle klubbens medlemmer samt hvem bestyrelsen måtte indbyde, har adgang til generalforsamlingen. Alle aktive
medlemmer, som ikke er i kontingentrestance, og som ifølge dansk lov er personligt myndige, har stemmeret
med hver én stemme
Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.
§ 9 – Dagsorden til ordinær generalforsamling
Dagsorden for den ordinære generalforsamling er følgende:
1. Valg af dirigent
2. Beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år
3. Fremlæggelse af regnskab til godkendelse
4. Forelæggelse af budget herunder medlemskontingenter
5. Forslag fra bestyrelsen
6. Forslag fra medlemmerne
7. Valg af formand for det kommende år
8. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer
9. Valg af revisor
10. Eventuelt
§ 10 – Generalforsamlingens ledelse
Generalforsamlingen ledes af en af forsamlingen valgt dirigent uden for bestyrelsen.
Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Dog kræver vedtagelse af vedtægtsændringer, at mindst 2/3 af
de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for. Såfremt der ikke er repræsenteret mindst 2/3 af
klubbens stemmeberettigede medlemmer på generalforsamlingen, men forslaget dog er vedtaget af 2/3 af de
repræsenterede, stemmeberettigede medlemmer, skal bestyrelsen efter normal indkaldelsesprocedure med
mindst 8 dages varsel indkalde til ny generalforsamling, der skal afholdes senest 4 uger efter den første
generalforsamlingen. Forslaget om vedtægtsændring kan her vedtages af 2/3 af de repræsenterede,
stemmeberettigede medlemmer, uanset disses antal.
Afstemning skal foretages skriftligt, såfremt 1 medlem forlanger det.
Ved valg af formand, bestyrelsesmedlemmer og revisor skal der i tilfælde af kampvalg anvendes skriftlig
afstemning efter følgende afstemningsmetode:
Der stemmes først om formand, og derefter om øvrige ledige poster på en gang. Hvert stemmeberettiget
medlem kan stemme på højst det antal kandidater, der skal vælges, og kun med én stemme på hver kandidat.
Ved stemmelighed skal omvalg mellem de kandidater, der har lige stemmetal, straks afholdes efter samme
regler, såfremt der stadigt er ubesatte poster.
Der udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af
dirigenten.
§ 11 – Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen bestemmer det, eller når mindst 1/4 af de
stemmeberettigede medlemmer fremsætter skriftlig begæring herom til bestyrelsen med angivelse af de forslag,
der ønskes behandlet.
Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes inden 4 uger efter begæringens modtagelse, og indkaldelse
skal ske med mindst 8 dages varsel på samme måde som indkaldelse til ordinær generalforsamling.
Der udfærdiges et referat over den ekstraordinære generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og
underskrives af dirigenten.
§ 12 – Bestyrelsens sammensætning
Bestyrelsen, der vælges på generalforsamlingen, består af formand samt 4 – 6 øvrige medlemmer”.
Formanden vælges for 1 år ad gangen, øvrige medlemmer vælges for 2 år, idet der årligt afgår 2-3
medlemmer. For alle valg kan genvalg finde sted.
Ethvert stemmeberettiget medlem er valgbart til bestyrelsen, bortset fra ansatte i klubben.
Endvidere er ejere eller bestyrelsesmedlemmer i ejerselskabet, som klubben har indgået aftale med om leje af
golfanlægget, ikke valgbare til bestyrelsen, og dette gælder også advokater, revisorer og lign. rådgivere for
ejerselskabet.
Bestyrelsen, bortset fra formand, konstituerer sig selv med næstformand, sekretær og kasserer. Bestyrelsen
fastsætter selv sin forretningsorden.
I tilfælde af, at et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen i en valgperiode, da finder bestyrelsen en egnet
kandidat, som indtræder, i den pågældendes sted for tiden indtil den næste generalforsamling. Bestyrelsen er
altså selvsupplerende indtil næste generalforsamling.
§ 13 – Bestyrelsens kompetence
Bestyrelsen har den overordnede ledelse af klubben og træffer med bindende virkning beslutning i klubbens
anliggender.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede.
Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens
stemme afgørende.
Bestyrelsen nedsætter de udvalg, der efter bestyrelsens eller generalforsamlingens opfattelse er behov for.
Bestyrelsen udpeger udvalgsformændene. Bestyrelsen informeres om udvalgenes øvrige medlemmer.
Bestyrelsen fastsætter udvalgenes opgaver og kompetence og giver retningslinier for udvalgsarbejdet.
Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol.
§ 14 – Tegning og hæftelse
Klubben tegnes af formanden eller næstformanden samt ét bestyrelsesmedlem. Ved økonomiske dispositioner
over 10.000 kr. kræves dog underskrift af formanden eller kassereren.
Optagelse af større lån samt køb, salg og pantsætning af fast ejendom kræver godkendelse af
generalforsamlingen. Bestyrelsen er dog altid berettiget til at købe, leje eller lease større anskaffelser, der skal
anvendes ved drift af banen, herunder optagelse af lån i forbindelse hermed.
Bestyrelsen kan ansætte lønnet personale og meddele specialfuldmagter.
For de af bestyrelsen indgåede forpligtelser på klubbens vegne hæfter alene klubbens formue.
Hvis bestyrelsen skønner det formålstjenligt, så vil klubben kunne eje andele af et evt. driftsselskab, som har til
formål at drifte restauranten i golfcentret. Dette dog mod et maksimalt indskud på kr. 250.000.
§ 15 – Regnskab
Klubbens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december.
Regnskabet opstilles af en af generalforsamlingen for 1 år ad gangen valgt revisor. Bestyrelsen kan beslutte at
antage eksternt revisionsfirma.
Det opstillede regnskab samt budget for det kommende år udsendes, så vidt muligt til samtlige medlemmer
samtidig med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling, jf. § 8.
§ 16 – Særlige bestemmelser i relation til DGU
For golfspillet i klubben gælder de af The Royal & Ancient Golf Club of St. Andrews fastsatte regler, samt de af
bestyrelsen med Dansk Golf Unions godkendelse fastsatte Lokale Regler.
Fastsættelse af medlemmernes handicap skal ske i henhold til Dansk Golf Unions handicapsystem, og tildeling
af handicapslag i handicapturneringer og -matcher sker i henhold til det af DGU fastsatte slope-system.
Bestyrelsen fastsætter de bestemmelser, som findes nødvendige af hensyn til spillets afvikling og opretholdelse
af orden inden for klubbens område.
§ 17 – Disciplinær straf
Opfylder medlemmet ikke sine medlemsforpligtelser, kan bestyrelsen straffe vedkommende med advarsel,
karantæne eller i gentagne eller grove tilfælde med udelukkelse (eksklusion) fra klubben.
Et medlem kan midlertidig udelukkes eller ekskluderes af bestyrelsen, såfremt vedkommende handler til skade
for klubben.
Bestyrelsens afgørelse om eksklusion kan af medlemmet kræves forelagt og afgjort på førstkommende
generalforsamling. Indbringelse for generalforsamling har dog ikke opsættende virkning.
Alle afgørelser kan af medlemmet endvidere kræves indbragt for Dansk Golf Unions Amatør- og Ordensudvalg
inden 4 uger efter, at forholdet er begået eller at parten er blevet bekendt med den afgørelse, der klages
over.
§ 18 – Opløsning
Bestemmelse om klubbens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær
generalforsamling.
Til beslutning om klubbens opløsning kræves, at mindst 2/3 af alle stemmeberettigede medlemmer er til stede,
og at mindst 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget.
Såfremt 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer ikke er repræsenteret på generalforsamlingen, men forslaget
dog er vedtaget af 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer, skal bestyrelsen skriftligt med
mindst 8 dages varsel indkalde til ekstraordinær generalforsamling, der skal afholdes inden 4 uger efter den
første generalforsamling. Forslaget kan her vedtages af 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer, uanset disses antal.
I tilfælde af klubbens opløsning, vedtaget som beskrevet, træffer generalforsamlingen ved simpelt stemmeflertal
bestemmelse om den nærmere fremgangsmåde ved opløsningen, herunder afviklingen af klubbens
formueforhold.
Eventuelt overskud ved afviklingen tilfalder den almennyttige organisation Dansk Golf Union.
Således vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 27. marts 2023.
